Wer kennt sie nicht, die jahrelangen Projekte, die vor sich hindümpeln und irgendwie mehr wie ein großer Zeit- und Ressourcenfresser wirken als das große Erfolgserlebnis.
Von den Kosten mal ganz zu schweigen.
Die Statusmeetings schauen auf Zeitpläne und Meilensteine, die Farbenlehre wird mal mehr oder weniger ernst genommen, aber am Ende – ändert sich eigentlich nichts. Aber das ist doch genau das, was man will, oder?
Eine Veränderung. Eine Verbesserung. Eine die das Unternehmen nach vorne bringt.
Hier ist das Problem: Die meisten leben immer noch viel zu sehr in der „Push-Denke“, das heißt also wir stehen heute an Punkt A und laufen mal Richtung B los. Dazu planen wir, haken diverse Aktivitäten ab und hoffen irgendwann richtig anzukommen.
Wer aber – gerade in der dynamischen, heutigen Welt – eine strategische Vision hat, wie der Zielzustand im Punkt B ist, der kann sich fragen: Was muss ich tun, um diesen Zustand näher zu kommen?
Wir bewegen uns damit in „Pull“-Denke. Die eigentliche Frage lautet also nicht, „was sagt den der Projektplan“, sondern vielmehr:
„Wenn wir genau das gemacht haben, was ist dann anders?“
Damit schafft man einen emotionalen Bezug – und genau der schafft es, dass ein Team für ein Ziel brennt und nicht nur verwaltet und vor sich hinarbeitet.
OKR ist die ideale Methode, um schneller und erfolgreicher seine Ideen, Projekte und Strategien umsetzen zu können.
Was die OKR-Methode überhaupt ist
OKR steht für „Objectives and Key Results“ und ist ein Zielmanagement-Framework, das von Unternehmen verwendet wird, um Ziele (also, das „Was“) festzulegen, zu verfolgen und zu erreichen.
John Doerr mag dieses vielleicht nicht erfunden haben (das war Andy Grove, und bei einer Firma namens „Intel“), sein Buch „Measure What Matters – OKRs: The Simple Idea that Drives 10x Growth“ ist aber wahrscheinlich die große Bibel dazu.
Aber der Reihen nach!
Bei OKR werden klare Ziele (=Objectives) definiert, die die angestrebten Ergebnisse exakt beschreiben, sowie die dazu messbaren Schlüsselergebnisse (=Key Results) festgelegt, die den Fortschritt objektiv messen.
Der Fokus soll also weg von jahrelangen Umsetzungsplänen (die hauptsächlich verwaltet und umgeplant werden) und hin zu kurzfristigeren Zielen, die helfen das große Gesamtziel zu erreichen.
Genau das ist der entscheidende Teil!
Es fördert Fokussierung, Transparenz, Agilität und Engagement, während es Teams und Einzelpersonen dabei unterstützt, auf strategische Ziele hinzuarbeiten und sich kontinuierlich zu verbessern.
Der Fokus soll auf Resultaten liegen, nicht auf Aktivitäten – denn letzteres geht oft nach hinten los, wie die Praxis auch mir öfter mal bewiesen hat.
Nicht ohne Grund schwören viele der großen Tech-Unternehmen wie Google oder Facebook auf dieses System.
Die Vorteile von OKR
Hier sind einige der Vorteile von OKR:
- Fokussierung auf strategische Ziele: OKR hilft Unternehmen, ihre strategischen Ziele zu definieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf die gleiche Vision hinarbeiten. Dies fördern die Ausrichtung und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
- Transparenz und Kommunikation: OKR fördert die Transparenz, da die Ziele und Ergebnisse für alle sichtbar sind. Dies erleichtert die Kommunikation über Abteilungen hinweg und hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden.
- Agilität und Anpassungsfähigkeit: OKR ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf Veränderungen im Markt oder in der Unternehmensumgebung zu reagieren. Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Ziele können Unternehmen agil bleiben.
- Messbare Ergebnisse: Jedes Ziel wird mit messbaren Key Results verbunden, die den Fortschritt objektiv messbar machen. Dies fördert die Verantwortlichkeit und bietet klare Indikatoren für den Erfolg.
- Motivation und Engagement: OKR schafft eine Verbindung zwischen den individuellen Zielen der Mitarbeiter und den übergeordneten Unternehmenszielen. Dies kann die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter steigern.
- Kaskadierende Ziele: OKR kann auf verschiedene Organisationsebenen angewendet werden, von der Unternehmensebene bis hinunter zu individuellen Teams und Mitarbeitern. Dies ermöglicht eine Kaskadierung von Zielen, bei der alle Ebenen zur Erreichung der Gesamtziele beitragen.
- Schnelle Ausrichtung: OKR-Zyklen sind oft kurz (typischerweise quartalsweise), was eine schnellere Ausrichtung und Umsetzung von Zielen ermöglicht.
- Lernen und Verbesserung: Durch die Betonung von Stretch-Zielen (Ziele, die etwas ambitionierter sind) fördert OKR eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Verbesserung.
- Flexibilität und Dezentralisierung: OKR erlaubt es verschiedenen Teams und Abteilungen, ihre eigenen Ziele zu setzen, während sie gleichzeitig zur Gesamtvision beitragen. Dies fördert die Dezentralisierung von Entscheidungsbefugnissen.
- Bessere Leistungsbewertung: OKR bietet eine klarere Grundlage für die Leistungsbewertung von Mitarbeitern, da der Fortschritt anhand von messbaren Ergebnissen bewertet werden kann.
So funktioniert das OKR-System
Am besten sieht man sich die operative Funktionsweise anhand eines einfachen Beispiels an.
Zuerst wird das übergeordnete Ziel (Objektiv) festgelegt:
- Zielsetzung (Objective) = Steigerung der Kundenbindung und Zufriedenheit.
Dann werden die messbaren Schlüsselergebnisse definiert, die den Fortschritt zum Ziel quantifizieren:
- Schlüsselergebnisse (Key Results) =
- Erhöhung der NPS-Bewertung (Net Promoter Score) von 7 auf 9.
- Reduzierung der durchschnittlichen Reaktionszeit des Kundendienstes von 24 Stunden auf 12 Stunden.
- Erhöhung der Anzahl der wiederkehrenden Kunden um 20%.
Die OKRs werden transparent gemacht, damit alle im Team sie sehen und verstehen können.
Der Verantwortliche setzt Maßnahmen ein, um die definierten Schlüsselergebnisse zu erreichen. Zum Beispiel könnten Schulungen für den Kundendienst eingeführt werden, um die Reaktionszeiten zu verkürzen, oder gezielte Maßnahmen, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.
In regelmäßigen Abständen, oft quartalsweise, werden die Fortschritte überprüft. Hierbei wird gemessen, wie nah die tatsächlichen Ergebnisse den definierten Key Results kommen.
Wenn nötig, werden Anpassungen vorgenommen, um auf Kurs zu bleiben. Wenn die NPS-Bewertung nicht wie erwartet steigt, könnten zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, um dieses Ziel zu erreichen.
Am Ende des festgelegten Zeitraums wird der Erfolg bewertet. Wenn die NPS-Bewertung bei 9 liegt, die Reaktionszeit 12 Stunden beträgt und die Anzahl der wiederkehrenden Kunden um 20% gestiegen ist, wird das OKR als erfolgreich betrachtet.
Das sehr einfach gehaltente Beispiel zeigt, wie OKR dazu dient, klare Ziele zu setzen, die Ergebnisse zu messen, Fortschritte zu verfolgen, Maßnahmen einzuleiten und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
Das sind die Voraussetzungen von OKR
Die erfolgreiche Umsetzung von OKR‘s erfordert bestimmte Voraussetzungen und Rahmenbedingungen, um sicherzustellen, dass das System effektiv funktioniert. Hier sind einige wichtige Voraussetzungen für OKR:
- Klare Unternehmensvision und -strategie: Es ist wichtig, dass das Unternehmen eine klare Vision und eine strategische Ausrichtung hat, auf die sich die OKRs ausrichten können.
- Unternehmenskultur der Transparenz: OKR erfordert Offenheit und Transparenz, da die Ziele für alle sichtbar gemacht werden. Eine Unternehmenskultur, die Kommunikation und Kollaboration fördert, ist hierbei von Vorteil.
- Top-Down-Unterstützung: Die Führungsebene sollte das OKR-System unterstützen und aktiv daran teilnehmen. Dies zeigt das Engagement für das Framework und fördert die Akzeptanz in der gesamten Organisation.
- Klarheit und Präzision: Die Ziele sollten klar formuliert sein und dürfen keine Interpretationsspielräume lassen. Die Key Results sollten quantifizierbar und messbar sein.
- Messbare Ergebnisse: Das OKR-System basiert auf messbaren Ergebnissen. Unternehmen sollten in der Lage sein, den Fortschritt der Schlüsselergebnisse objektiv zu bewerten.
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: OKRs sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Dies erfordert Zeit und Engagement von allen Beteiligten.
- Flexibilität und Agilität: Das OKR-System sollte in der Lage sein, auf Veränderungen im Markt und in der Unternehmensumgebung agil zu reagieren. Dies erfordert eine gewisse Flexibilität.
- Ressourcen und Unterstützung: Die zur Erreichung der OKRs benötigten Ressourcen, sei es in Form von Budget, Personal oder Technologie, sollten verfügbar sein.
- Klare Verantwortlichkeiten: Es sollte klar sein, wer für die Umsetzung jedes OKRs verantwortlich ist. Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten ist entscheidend für den Erfolg.
- Lern- und Verbesserungsbereitschaft: OKR betont das Setzen von ambitionierten Zielen. Es ist wichtig, dass das Unternehmen eine Kultur des Lernens, der Anpassung und der kontinuierlichen Verbesserung unterstützt.
- Begleitung und Schulung: Mitarbeiter sollten geschult werden, um das OKR-System zu verstehen und effektiv nutzen zu können.
Es ist wichtig zu beachten, dass jede Organisation ihre eigenen spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen hat. Daher können die erforderlichen Voraussetzungen je nach Kontext natürlich variieren.
Implementierung und Einführung von OKRs in Ihrem Unternehmen
Die Einführung und Implementierung von OKR in einer Organisation erfordert eine sorgfältige Planung und schrittweise Umsetzung. Für viele bedeutet dies ein Bruch mit bisher gelebten traditionellen Methoden, und dem sollte man Rechnung tragen.
Hier ist eine grundlegende Schritt-für-Schritt-Anleitung, die man verwenden kann!
- Vorbereitung und Schulung:
- Führungskräfte und Schlüsselmitarbeiter sollten sich über OKR informieren und seine Vorteile verstehen.
- Die Einführung erfordert möglicherweise Schulungen oder Workshops, um das Team mit dem Konzept und der Umsetzung vertraut zu machen.
- Klärung der Ziele:
- Bestimmen Sie die übergeordneten Ziele und die strategische Ausrichtung der Organisation.
- Definieren Sie, wie OKR zu den Unternehmenszielen beitragen kann.
- Pilotgruppe auswählen:
- Wählen Sie eine kleine Pilotgruppe von Teams oder Abteilungen aus, um das OKR-System zunächst zu erproben.
- Ziele setzen:
- Unterstützen Sie die Pilotgruppe bei der Formulierung ihrer eigenen OKRs, die mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang stehen.
- Schlüsselergebnisse festlegen:
- Helfen Sie den Teams bei der Identifizierung von messbaren Key Results, die den Fortschritt zu ihren Zielen messen.
- Transparenz schaffen:
- Stellen Sie sicher, dass die OKRs für alle im Unternehmen sichtbar sind. Dies kann auf einer gemeinsamen Plattform oder in regelmäßigen Meetings erfolgen.
- Fortlaufendes Monitoring:
- Die Teams sollten ihre Fortschritte regelmäßig überwachen und ihre Key Results aktualisieren.
- Review und Anpassung:
- Führen Sie regelmäßige Reviews durch, um den Fortschritt zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
- Feedback und Unterstützung:
- Bieten Sie kontinuierliches Feedback und Unterstützung für die Teams bei der Erreichung ihrer Ziele.
- Skalierung:
- Basierend auf den Erfahrungen der Pilotgruppe können Sie das OKR-System auf weitere Teams und Abteilungen ausweiten.
- Lernende Kultur fördern:
- Betonen Sie die Bedeutung des Lernens aus Erfolgen und Misserfolgen, um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
- Kontinuität gewährleisten:
- OKR ist ein kontinuierlicher Prozess. Stellen Sie sicher, dass das System langfristig in der Organisation verankert wird.
- Feiern von Erfolgen:
- Anerkennen und feiern Sie die Erfolge, die durch das Erreichen der OKRs erzielt werden.
Es ist wichtig, dass die Einführung von OKR maßgeschneidert auf die spezifischen Bedürfnisse und die Kultur der Organisation erfolgt.
Ein schrittweiser Ansatz, der auf Pilotgruppen basiert, kann helfen, potenzielle Herausforderungen zu identifizieren und das System erfolgreich in der gesamten Organisation zu etablieren.
Natürlich kann man auch die gesamte Organisation von heute auf morgen komplett umstellen – aber erfahrungsgemäß braucht es dafür eine erfahrene Organisation die dies unterstützen kann.
Zusammenfassung
Objectives and Key Results (OKR) können in der heutigen dynamischen Geschäftswelt ein äußerst wertvolles Instrument darstellen. OKR bietet Unternehmen eine klare Methode, um ihre Ziele schneller und effektiver zu erreichen.
In einer Zeit, in der Geschäftsumgebungen ständigem Wandel unterliegen, erweist sich OKR als ausgezeichnetes Werkzeug. Die Methode fördert nicht nur eine strategische „Pull-Denke“, die auf klaren Visionen basiert, sondern legt auch den Fokus auf messbare Ergebnisse und schnelle Anpassungsfähigkeit.
Die Anwendung hat unabhängig der Größe und Art der Unternehmen keine Grenzen, und sobald es von den Mitarbeitern erlernt wurde, dann gibt es kein Zurück mehr!
