Ein paar Ratschläge um sinnvolle und erfolgreiche Besprechungen abzuhalten
Immer mal wieder lande ich in Besprechungen, bei denen mir basierend auf der Einladung völlig unklar ist wozu es diese überhaupt gibt.
Manchmal führen Nachfragen zur Auflösung – und nicht selten stellt sich heraus: Da wäre ich ziemlich fehl am Platz.
Gut gemeint ist nicht gleich gut gemacht.
Viele Leute glauben aber leider, in vielen Besprechungen zu sitzen ist eine Auszeichnung. Manche sammeln diese ja als ob es am Ende des Jahres dafür einen Bonus gibt.
Nicht falsch verstehen!
Ich organisiere und nehme gerne an Besprechungen teil – wenn mir klar ist wozu und was mein Beitrag dazu sein kann.
Denn eine Besprechung ist immer nur ein mögliches Tool, um dem eigentlichen Ziel näher zu kommen.
Nicht mehr, nicht weniger.
Wozu haben wir diese Besprechung eigentlich?
Doch dann kommt es wieder mal zu so einer Besprechung, bei der ich das Gefühl habe, die Mehrheit der anwesenden Leute hat entweder selbst keine Ahnung – oder noch schlimmer, eine völlig falsche Idee.
Basierend auf dem Spiel „Raten wir mal basierend auf dem Titel der Einladung.“
Genau dann greife ich zu einer einfachen Frage:
„Ich nehme an wir wissen alle warum wir heute da sind, oder?“
Was danach passiert ist meistens eine, nennen wir es Orientierungsphase, um alle Teilnehmer mal in die „gleiche“ Besprechung zu holen.
Blöd ist dann nur, wenn der eine meint „dazu kann ich nichts beitragen“ und der nächste behauptet „dazu brauchen wir aber dann noch unsere Kollegin Frau Mayr“.
Wie oft haben Sie das schon erlebt – in der einen oder anderen Form?
Besprechungen, die schlecht oder gar nicht vorbereitet sind oder von Haus aus schlicht sinnlos sind – eine unglaubliche Zeitverschwendung.
Ich habe deswegen einen großen Augenmerk darauf, dass werder ich noch irgendwer im Team solche Zeit- und Ressourcenfresser in die Welt setzt.
Dabei ist es eigentlich gar nicht so kompliziert – wenn man ein paar ganz einfache Dinge konsequent befolgt!
Vorbereitung
Wenn jemand in meinem Team eine Besprechungseinladung ausschickt die nicht aussagekräftig ist frage ich diesen:
„Was genau willst du mit diesem Meeting erreichen? Was ist das konkrete Ziel und wie trägt es zu unserem Projektziel (oder einem Teil davon) bei?“
Ein grundsätzlich sinnvolles Meeting, dass aber nicht zum aktuellen Ziel beiträgt (das klassische „das müssten wir auch mal angehen“) gehört schlicht nicht gemacht.
Und vor allem, warum schreibst du das nicht die Einladung? „Abstimmung zw A und B“ ist eigentlich eher ein Indikator von „denn sie wissen nicht was sie tun, reden aber darüber“.
Wer von den eingeladenen Personen kann dazu auch wirklich etwas beitragen? Nicht selten sitzen dann irgendwelche Manager in Meetings, wo es aber eigentlich deren Fachexperten benötigt – und umgekehrt.
Braucht es überhaupt ein Meeting oder lässt sich das Thema auch mit einem Telefonat oder einem Mail abhandeln? Nicht selten stellt sich heraus – ja, und zwar in 5 Minuten.
Gute Besprechungen benötigen keine endlos langen Powerpoint Präsentationen.
Aber es kann durchaus wichtig sein, ein paar relevante Informationen im Vorfeld zu schicken.
In der Besprechung
Irgendwer muss eine Bespechung verantworten – eben weil er oder sie damit ein Ziel verfolgt.
Wenn zwar viele Leute zusammensitzen aber keiner die Verantwortung für ein konkretes Ergebnis trägt, dann wird es auch schnell unproduktiv.
Man könnte ja auch über allerhand anderer, wichtiger Themen reden – wo man schon da ist!
Nein, eben nicht! Zumindest nicht in dieser Besprechung.
Es braucht jemanden – den Verantwortlichen – um sicherzustellen, dass alle auf der selben Linie sind und der im Notfall auch zur Disziplin ruft.
„Das ist mit Sicherheit auch ein wichtiges Thema – aber gehört eben nicht zur heutigen Agenda“.
Ich nehme gerne auf, dass Herr Schmidt und Frau Rossach sich noch zum Monatsabschluss zusammensetzen sollen. Mehr aber auch nicht!
Der Fokus auf das eigentlich im Vorfeld festgelegte Ziel ist extrem kritisch – und je nach Publikum kann es extrem herausfordern sein, alle auf derselben Linie zu behalten.
Hier heißt es konsequent zu bleiben, und wenn man dies dreimal jemanden sagen muss.
Zudem schreibe ich – oder zumindest jemand – gerne plakativ, das heißt am Notebook und Beamer oder auf einem Whiteboard die wichtigsten Aufgaben oder Entscheidungen hin.
Nicht selten sind sich in der Besprechung alle einige und sobald das Protokoll verteilt wird hat es dann doch jeder anders verstanden – und vor allem wer nun eine Aufgabe hat oder nicht.
Wer sich daran hält wird auch oft feststellen, dass eine Besprechung nicht immer eine Stunde dauern muss.
Wenn jeder weiß worum es geht und was das Ziel, und man sofort losstarten kann – dann lassen sich viele Besprechungen auch auf 30 Minuten limitieren.
Getreu dem Motto: Haben wir eine Stunde Zeit, dann werden wir sie schon füllen. Sei es mit Nebenkriegsschauplätzen oder ein wenig „Schmäh führen“ und das gestrige Spiel diskutieren.
Nur um dann kurz vor Schluß, weil „wir haben nur noch 15 Minuten, liebe Kollegen“, noch schnell das eigentlich Thema abzuhandeln. Meist unzureichend, und das rächt sich später.
Nachbereitung
Aus dem Auge, aus dem Sinn. So oder so ähnlich läuft es bei so manchem Meeting.
Aber: Protokolle sind kein notwendiges Übel!
Viel eher sind das seitenlange Abhandlungen was wer gesagt hat – und trotzdem sich so keiner mehr erinnern kann, weil der Praktikant es geschrieben hat und der einfach noch nicht sattelfest in der Materie ist.
Ganz einfach – wem auch immer das Meeting gehört, sollte die Verantwortung übernehmen und kurz und konkret festhalten, welche wichtigen Informationen, Entscheidungen und Aufgaben definiert wurden.
Es darf zum Beispiel nie ein Aufgabe protokolliert werden, wo nicht klar ist wer, was, wozu und bis wann zu erledigen hat.
Das klingt nun aus der Kategorie „das ist schon klar“. Es ist aber erstaunlich wie oft ich ein Protokoll bekomme, wo mindestens einer dieser Aspekte fehlt.
Genauso muss unbedingt nachgefasst werden, wenn irgendwer seine Aufgabe nicht in der Zeit erfüllt. Da reicht oft auch mal ein Anruf.
Wer sich an diese relativ einfachen Grundregeln hält, der wird schnell weniger und dafür produktivere Meetings haben. Aber diese oftmals riesigen Besprechungswellen sind ein absoluter Ressourenverbrenner – ohne aber einen Mehrwert zu bringen, sprich dem Ziel näher zu kommen.
